3.1. Відділи, управління, департаменти та інші виконавчі органи міської ради утворюються міською радою за поданням міського голови.

3.2. Виконавчі органи міської ради є підзвітними і підконтрольними міській раді, підпорядкованими її виконавчому комітету та міському голові.

3.3. Положення про виконавчі органи міської ради затверджуються міською радою.

5.1.Виконавчий комітет міської ради для забезпечення здійснення своїх повноважень утворює комісії, ради та інші дорадчі органи, затверджує або змінює їх склад, керує їх роботою.

5.2.Засідання утворених виконавчим комітетом міської ради комісій, рад проводиться згідно з їх положеннями. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями чи іншими особами, визначеними керівниками зазначених органів. Протокол засідань комісій, рад та інших дорадчих органів оформляється не пізніше, ніж через 5 днів після засідання.

Скликання

7.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції, скликання здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, на якого розпорядженням міського голови покладено здійснення повноважень міського голови щодо організації роботи виконавчого комітету. Усі засідання виконавчого комітету є відкритими. Всі чергові засідання виконавчого комітету проводяться за графіком засідань, який є невід’ємною складовою плану роботи виконавчого комітету ради. Про чергові та позачергові засідання виконавчого комітету інформується громадськість шляхом розміщення оголошення на веб-сайті міської ради не пізніше, як за день до засідання.

7. 2. Засідання виконавчого комітету міської ради з обговорення основних (планових) питань порядку денного проводяться, як правило, у другий та четвертий четвер щомісячно, за виключенням святкових днів.

7.3. Міський голова, а в разі його відсутності заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, на якого розпорядженням міського голови покладено здійснення повноважень міського голови щодо організації роботи виконавчого комітету, може прийняти рішення про скликання позачергового засідання виконавчого комітету міської ради. Кворум

7.4. Засідання виконавчого комітету міської ради вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше, ніж половина загального складу виконавчого комітету.

7.5. Члени виконавчого комітету міської ради беруть участь у засіданні особисто.

7.6. Член виконавчого комітету міської ради може бути відсутній на засіданні лише у разі відпустки, відрядження, а також через хворобу чи з інших поважних причин. Питання щодо своєї відсутності, зумовленої поважними причинами, член виконавчого комітету узгоджує з міським головою або особою, що виконує його повноваження. Підготовка робочого засідання виконавчого комітету

7.7. Підготовлені проєкти рішень подаються у загальний відділ особами, відповідальними за підготовку питання, за 3 дні до засідання виконкому. До підготовленого проєкту рішення подається його електронна версія. Відповідальність за відповідність електронної та паперової версій проєкту рішення покладається на особу, яка здійснювала його підготовку.

7.8. Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету формується загальним відділом на підставі матеріалів, наданих за 3 дні до засідання і погоджується з міським головою. До порядку денного чергового засідання виконавчого комітету вносяться лише ті питання, матеріали яких надходять у загальний відділ у встановлені строки або з дозволу міського голови поза межами вказаних строків.

7.9. Загальний відділ не пізніше, ніж за 1 день до засідання виконавчого комітету, надає його членам матеріали з питань порядку денного в електронному вигляді, інформує їх про порядок денний, дату та час засідання. Порядок денний розміщується на сайті міської ради.

7.10. Питання, які не були внесені до порядку денного згідно з п. 7.8. цього розділу, на засідання виконкому вносяться у виключних випадках та можуть стосуватися наступних проблем: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій та важливих суспільних подій. Включити питання до порядку денного засідання виконкому безпосередньо на засіданні можуть тільки члени виконкому. Рішення про включення додаткових питань до порядку денного приймається членами виконкому шляхом голосування.

7.11. Проєкти рішень, які вносяться фінансовим управлінням і вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, можуть бути внесені на розгляд за один день до його засідання. Підготовка матеріалів на засідання виконавчого комітету

7.13. Підготовку питань, які виносяться на засідання виконавчого комітету здійснюють виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства та установи. Для участі в підготовці питань можуть залучатись члени комісій, створених виконавчим комітетом, представники громадськості, науковці і спеціалісти, працівники міських комунальних підприємств та установ. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, комунального підприємства та установи на якого, відповідно до резолюції міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, покладено організацію підготовки проєкту рішення.

7.14. Проєкт рішення виконкому повинен містити: - обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо); - посилання на норми чинного законодавства; - джерела фінансування запропонованих заходів; - всі необхідні візи та погодження; - текст коментарю (за потребою); - план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою); - якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою», прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю; - кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання (за потребою); - інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа. Проєкт рішення виконкому який є адміністративним актом, в понятті Закону України «Про адміністративну процедуру», повинен відповідати вимогам вказаного Закону.

7.15. До розгляду на засіданні виконавчого комітету допускаються лише ті проєкти рішень, що пройшли процедуру оприлюднення згідно Закону України «Про доступ до публічної інформації» - 10 робочих днів до засідання.

7.16. На засідання виконкому до проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проєкті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а при необхідності - висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому, титульна сторінка, де зазначається перелік документів, що додаються до рішення, скріплений підписом виконавця, дата оприлюднення проєкту рішення на сайті міської ради. При передачі документів на постійне зберігання справи формуються відповідно до ст. 7а Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

7.17. Якщо проєкт рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення. У випадку підготовки рішення виконкому на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших нормативних актів органів виконавчої влади, до проєкту рішення додається відповідний нормативний акт.

7.18. Проєкти рішень виконавчого комітету повинні бути чіткими за змістом, з конкретними дорученнями, зазначенням строків виконання та прізвищ відповідальних осіб.

7.19. Всі проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються посадовими особами, а саме: - керівником виконавчого органу, що готує проєкт рішення; - керівниками інших виконавчих органів, якщо рішення стосується їх діяльності; - заступником міського голови, що координує питання; - керівником управління правового забезпечення та представництва; - керівником загального відділу; - керуючим справами виконкому. Секретар міської ради погоджує проєкти рішень виконкому, які вносяться на розгляд сесії міської ради. Строк перебування проєкту рішення виконкому на погодженні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х робочих днів, а в управлінні правого забезпечення та представництва - не більше 5-ти робочих днів. Якщо в проєкті рішення вирішуються фінансові питання, у тому числі ті, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, то він обов’язково погоджується начальником фінансового управління. Проєкти регуляторних актів підлягають обов’язковому погодженню начальником управління економіки. Проєкти рішень, які стосуються діяльності комунальних підприємств, підлягають обов’язковому погодженню начальником відділу планування діяльності та стратегічного розвитку комунальних підприємств. Проєкти рішень, які стосуються об’єктів нерухомого майна комунальної власності - керівником органу управління комунальним майном.

7.20. У випадку, якщо в управління правового забезпечення та представництва міської ради або у інших посадових осіб, які повинні погодити рішення, є зауваження до проєкту рішення, то проєкт може подаватися на розгляд засідання виконкому без погодження посадової особи із зауваженнями, викладеними в письмовій формі.

7.21. Матеріали на засідання виконкому, підготовлені з порушенням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», регламенту роботи виконавчих органів Хмельницької міської ради, Інструкції з діловодства Хмельницької міської ради та її виконавчих органів, загальним відділом не приймаються. Про причини порушення встановленого порядку інформується керуючий справами виконкому. Порядок підготовки основних запланованих питань на засідання виконавчого комітету

7.22. На розширені засідання виконавчого комітету вноситься, як правило, не більше одного основного запланованого питання. Це питання, які стосуються однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста або значної кількості членів територіальної громади, або вимагають для свого розв’язання значних ресурсів. Вони готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконавчого комітету.

7.23. Підготовка основних запланованих питань для розгляду на розширених засіданнях виконавчого комітету здійснюється, як правило, спеціально створеними робочими групами, які очолюють заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету. Робочі групи створюються за місяць до засідання виконавчого комітету. Їх склад вноситься за пропозицією керуючого справами та затверджується міським головою. Голова робочої групи опрацьовує з її членами конкретний робочий план підготовки питання, забезпечує організацію його виконання, несе персональну відповідальність за якість підготовки питання на засідання виконавчого комітету. Результати перевірки питань попередньо обговорюються на засіданні робочої групи в присутності всіх зацікавлених осіб, членів виконавчого комітету або представників відповідного виконавчого органу міської ради. Визначаються конкретні заходи щодо усунення недоліків, виявлених при вивченні питання.

7.24. У разі необхідності вивчення громадської думки мешканців міста при підготовці основного запланованого питання для розгляду на розширених засіданнях виконавчого комітету проводяться громадські слухання.

7.25. Матеріали з основного запланованого питання, що вносяться на обговорення розширеного засідання виконавчого комітету, включають:

7.25.1. проєкт рішення з візами погодження керівників зацікавлених організацій і відповідних виконавчих органів міської ради;

7.25.2. додатки до проєкту рішення (якщо вони є);

7.25.3. довідки по суті питання, підписані працівниками, що її готували;

7.25.4. порядок ведення розширеного засідання виконавчого комітету з відомостями про те, хто буде доповідати (за наявності співдоповіді зазначається прізвище співдоповідача), хто буде присутній на засіданні, регламент проведення засідання;

7.25.5. матеріали для слайдів;

7.25.6. таблиці, графіки порівняння з минулими роками;

7.25.7. інформація щодо стану в інших містах та в Україні загалом;

7.25.8. список осіб, які запрошуються на засідання виконавчого комітету;

7.25.9. список осіб, яким запропоновано виступити по суті питання;

7.25.10. перелік виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття.

7.26. При розгляді основного запланованого питання, як правило, доповідачем використовуються засоби візуалізації (наприклад, фото -, відеоматеріали).

7.27. Організація підготовки основних запланованих питань для розгляду на розширених засіданнях виконавчого комітету здійснюється управлінням організаційно - інформаційної роботи та контролю, членами робочої групи. Учасники засідання

7.28. На засіданнях виконавчого комітету присутні представник прокуратури, керівник управління правового забезпечення та представництва, запрошені посадові особи міської ради.

7.29. На засідання виконавчого комітету міської ради можуть запрошуватись, у разі необхідності, керівники та фахівці установ, організацій та підприємств, яких стосується питання, що обговорюється.

7.30. Відкритість і гласність засідань виконавчого комітету забезпечується через право будь-якої особи знати про час і місце засідання, а також право вільно відвідувати засідання виконавчого комітету. Право члена територіальної громади бути присутніми на засіданні виконкому може бути обмежено лише за відсутності місця у залі або з метою обмеження протиправних дій із боку конкретного громадянина. З метою забезпечення громадян місцями для сидіння в залі, у якому проводяться засідання виконавчого комітету, загальним відділом проводиться попередня реєстрація учасників засідання. Наявність чи відсутність реєстрації не може бути підставою для відмови особі бути присутньою на засіданні виконавчого комітету. Засідання виконавчого комітету транслюються онлайн в мережі інтернет або на сайті міської ради (YouTube каналі міської ради) та зберігаються у вільному доступі у архіві відеотрансляцій.

7.31. Загальний відділ забезпечує реєстрацію учасників засідання та осіб, присутніх на його засіданні. Реєстрацію запрошених з основних питань здійснюють працівники виконавчого органу міської ради, відповідального за підготовку питання, з подальшою передачею списку запрошених міському голові до початку засідання. Реєстрацію представників засобів масової інформації забезпечує управління організаційноінформаційної роботи та контролю.

Доповідачі та обговорення питань

7.32. З питань, передбачених порядком денним, на засіданні виконавчого комітету доповідають члени виконавчого комітету або керівники виконавчих органів міської ради. Час доповіді з основних питань на засіданні виконавчого комітету, як правило, встановлюється до 20 хвилин, для виступів при обговоренні - до 5 хвилин. У разі необхідності міський голова або особа, що головує на засіданні, визначає іншу тривалість доповіді та виступів.

7.33. За пропозицією головуючого проєкти рішень можуть бути прийняті без обговорення, якщо у членів виконавчого комітету немає зауважень до них.

7.34. Проєкти рішень, до яких були внесені зауваження або поправки, обов’язково обговорюються, після чого визначається остаточна редакція документа. Прийняття рішень

7.35. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на його засіданні більшістю від загального складу членів виконавчого комітету відкритим голосуванням членів виконкому шляхом підняття рук та підписуються міським головою або особою, яка головує на засіданні виконавчого комітету. Додатки до рішень виконавчого комітету підписуються керуючим справами виконавчого комітету.

7.36. Проєкти рішень, що не набрали більшості голосів членів виконавчого комітету, знімаються з розгляду та повертаються виконавцям на доопрацювання. Проєкти рішень виконавчого комітету, які двічі не набрали необхідної кількості голосів — не виносяться на розгляд виконавчого комітету протягом року або до зміни обставин.

7.37. Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті з зауваженнями, доповненнями, пропозиціями, протягом 5-ти робочих днів доопрацьовуються та візуються відповідними заступниками міського голови, працівниками виконавчих органів міської ради та подаються до загального відділу міської ради.

7.38. Виконавчий комітет міської ради, у разі необхідності, вносить зміни, визнає такими, що втратили чинність прийняті раніше ним рішення. Необхідність внесення змін обов’язково обґрунтовується пояснювальною запискою, або іншим документом, який додається до проєкту рішення.

7.39. При внесенні змін, доповнень до раніше прийнятого виконавчим комітетом рішення, готується окреме рішення, яке приймається виконавчим комітетом міської ради.

7.40. При визнанні рішень такими, що втратили чинність, рішення або витяг з відповідного рішення підшивається працівниками загального відділу до оригіналу відповідного рішення, а якщо документи зберігаються в архівній установі - обов'язково надсилається до архівного відділу міської ради або Державного архіву Хмельницької області. У разі визнання протиправним та скасування рішення виконавчого комітету на підставі рішення суду працівники управління правового забезпечення, служба у справах дітей або управління земельних ресурсів надають копію рішення суду до загального відділу, яка підшивається працівниками загального відділу до оригіналу відповідного рішення, а якщо документи зберігаються в архівній установі - обов'язково надсилається до архівного відділу міської ради або Державного архіву Хмельницької області.

7.41. Підписані рішення виконавчого комітету міської ради не пізніше наступного дня після їх підписання реєструються загальним відділом міської ради та протягом 5-ти робочих днів опубліковуються на офіційному сайті міської ради з врахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних». Рішення виконавчого комітету ненормативного характеру набуває чинності з дати його прийняття, рішення виконавчого комітету нормативноправового характеру набуває чинності з дати його оприлюднення, якщо інше не зазначено у самому рішенні. Рішення виконкому які є адміністративними актами, в понятті Закону України «Про адміністративну процедуру», приймаються, набирають чинність, припиняють дію та виконуються з врахуванням вимог, встановлених Законом України «Про адміністративну процедуру».

7.42. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради. Протокол засідання виконавчого комітету та протокольні доручення міського голови

7.43. Матеріали засідань виконавчого комітету оформляються протоколом, який ведеться працівником загального відділу.

7.44. Протокол засідання виконавчого комітету повинен містити: порядковий номер засідання виконавчого комітету, дату проведення; загальну кількість членів виконавчого комітету, список відсутніх і запрошених; порядок денний засідання; прізвища, посади доповідачів і виступаючих; результати голосування і прийняті рішення.

7.45. Протокол засідання виконавчого комітету оформляється не пізніше як через 10 робочих днів після засідання та оприлюднююється на сайті міської ради не пізніше 3 робочих днів після підписання.

7.46. Протоколи засідання виконавчого комітету підписуються міським головою, керуючим справами виконкому та працівником загального відділу, відповідальним за його ведення.

7.47. Протоколи засідань виконавчого комітету з оригіналами рішень зберігаються в загальному відділі міської ради до передачі їх на постійне зберігання в архівний відділ міської ради.

7.48. Протокольні доручення, надані міським головою на засіданні виконавчого комітету, оформляються працівником загального відділу за встановленою формою та, не пізніше наступного дня після засідання виконкому, доводяться до відома виконавців. Виконавці, незалежно від того, в якій формі вони доповідають міському голові про виконання доручень - у письмовій чи в уснiй - обов'язково надають тексти своїх доповідей, інформаційні матеріали про виконання доручень до загального відділу у друкованому вигляді або електронною поштою. Порядок та строки доведення рішень до виконавців

7.49. Копії рішень виконавчого комітету не пізніше 5-ти днів після підписання, а в невідкладних випадках - негайно, загальним відділом міської ради розсилаються департаментам, управлінням, відділам, іншим виконавчим органам ради, підприємствам, установам та організаціям міста, яким доручено їх виконання, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, а з питань делегованих повноважень управлінням організаційно-інформаційної роботи та контролю надсилаються обласній державній адміністрації. У разі, якщо рішення містить більше 5 сторінок, а список розсилання рішення – більше 10 адресатів з числа виконавчих органів ради, комунальних підприємств, установ - рішення розсилається працівником загального відділу в електронній формі.

7.50. Копії рішень виконавчого комітету засвідчуються печаткою загального відділу.

7.51. Організаціям та громадянам, які звертаються з проханням видати копії рішень виконавчого комітету, такі копії виготовляються і засвідчуються печаткою загального відділу. Витяги з рішень засвідчуються печаткою загального відділу. Рішення, у які внесено зміни, видаються з врахуванням внесених змін на день видачі.

7.52. Зберігання оригіналів рішень виконавчого комітету покладається на керівника загального відділу. Після закінчення 5-річного терміну, оригінали рішень передаються у архівний відділ міської ради.

9.1. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови покладається на керуючого справами виконкому та начальника управління організаційно – інформаційної роботи та контролю.

9.2. Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради відповідно до їх компетенції.

9.3. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

9.4. Загальний відділ у 5-денний термін з дати прийняття визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль та направляє завірені копії рішень виконкому з позначкою «контроль» в управління організаційно-інформаційної роботи та контролю.

9.5. Контролю підлягають рішення виконкому, які стосуються виконання загальнодержавних та загальноміських програм, розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету, виділення коштів з резервного фонду; стану виконання галузевих питань, розрахунків, погашення заборгованості, розвитку інфраструктури міста тощо; затвердження планів роботи, заходів; інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки, порядок виконання та відповідне виділення бюджетних асигнувань.

9.6. Управління організаційно – інформаційної роботи та контролю щомісячно до 30 числа надає інформацію керуючому справами виконкому про стан виконання контрольних документів.

9.7. У виконавчих органах міської ради посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контроль за виконанням документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляють символ «контроль».

9.8. Управління організаційно – інформаційної роботи та контролю інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень, веде електронну базу даних.

9.9. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень в управління організаційно – інформаційної роботи та контролю за 5 днів до визначених контрольних строків в документі, а про хід виконання рішень, розпоряджень довгострокової дії - за підсумками кожного календарного року в першій декаді січня. Виконавці у двомісячний термін після прийняття рішення надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання. Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються керівниками виконавчих органів міської ради. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за дотримання термінів надання інформації про хід виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.

9.10. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження керівник виконавчого органу вносить управлінню організаційно-інформаційної роботи та контролю пропозицію щодо продовження строку виконання з письмовим обґрунтуванням.

9.11. Після подання обґрунтування причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень заступник міського голови, керуючий справами виконкому погоджує та визначає строк виконання.

9.12. Загальним відділом здійснюється контроль за виконанням протокольних доручень, даних міським головою на засіданнях виконкому. Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони дані.

9.13. Відділ роботи із зверненнями громадян здійснює контроль виконання доручень за підсумками зустрічі міського голови з жителями громади та доручень безпосередньо даних міським головою.

9.14. Контроль за виконанням доручень, даних міським головою на загальних нарадах, здійснює загальний відділ.

9.15. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання та резолюція заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету про зняття з контролю рішення, розпорядження.

9.16. Зняття з контролю рішень виконкому, якими передбачається виконання програм терміном більше ніж один рік, здійснюється після заслуховування на засіданні виконкому інформації про їх виконання. При прийнятті рішення виконкому щодо взяття інформації до відома, управління організаційно – інформаційної роботи та контролю знімає дані рішення з контролю.