21.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність. Посадові інструкції розробляються, як правило, на посади заступників керівників підрозділів та спеціалістів, що передбачені штатним розписом відповідного органу. Організаційно-правовий статус, права, обов’язки та відповідальність керівників підрозділів визначається в положеннях про ці структурні підрозділи. У такому випадку посадові інструкції на цих керівників можуть не розроблятися. Посадові обов’язки міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови та керуючого справами визначаються розподілом обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.
21.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.
21.3. Посадові інструкції працівників виконавчого органу міської ради складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються керівником виконавчого органу.
21.4. У разі необхідності посадові інструкції керівників виконавчих органів міської ради складаються та підписуються керуючим справами виконкому, затверджуються заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків.
Посадові обов’язки керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів Хмельницької міської ради можуть бути викладені у положеннях про відповідні виконавчі органи ради.
При розробці посадових інструкцій необхідно керуватись Типовими професійнокваліфікаційними характеристиками посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженими наказом Нацдержслужби України, з урахуванням специфіки роботи відділу (управління). При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, які включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих службовців може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад.
21.5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім'я та по батькові службовця органів місцевого самоврядування. Кожна посадова інструкція повинна складатись з таких розділів: «Завдання, обов’язки та повноваження», «Має право», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Відповідальність», «Взаємовідносини за посадою».
21.6.У розділі «Завдання, обов’язки та повноваження» має бути наведено професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади або групи посад, подібних за професійними ознаками.
У розділі «Має право» окреслюється коло прав та повноважень посадової особи місцевого самоврядування, необхідних для виконання покладених на неї завдань та обов’язків. У розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання посадових обов’язків.
У розділі «Кваліфікаційні вимоги» має бути визначено відповідно до певної посади або групи посад вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня посадової особи місцевого самоврядування та вимоги до післядипломної підготовки, мінімальні вимоги до стажу служби або загального стажу роботи. Наведені у цьому розділі вимоги носять узагальнюючий характер. У разі необхідності, з урахуванням специфіки роботи, складу кадрового резерву, можливостей підготовки та перепідготовки і конкурсу, що проводиться при підборі посадових осіб місцевого самоврядування, кваліфікаційні вимоги можуть бути підвищені з метою призначення на відповідні посади найбільш кваліфікованих і досвідчених кандидатів, оновлення та поліпшення якісного складу посадових осіб місцевого самоврядування відповідно до потреб місцевого самоврядування.
21.7.Посадові особи повинні мати, як правило, повну вищу освіту (освітньокваліфікаційний рівень – спеціаліст, магістр), а на посадах спеціалістів VI категорії припустиме використання фахівців з базовим рівнем вищої освіти (молодший спеціаліст, бакалавр). Посадові особи місцевого самоврядування повинні володіти:
знаннями з права, політології, економіки, адміністрування, фінансів, кадрового менеджменту, соціальних та гуманітарних наук;
вмінням відбирати, аналізувати та узагальнювати інформацію;
аналітичним мисленням, розумінням сучасних проблем, технологією адміністративної роботи, здатністю продукувати нові ідеї, управлінські рішення, соціальні технології.
Посадові особи повинні досконало володіти державною мовою. Для посадових осіб V категорії загальними є такі вимоги:
глибоке знання питань ринкової економіки та вміння застосовувати їх на практиці;
вміння реалізувати плани роботи свого підрозділу, аналізувати та узагальнювати інформацію з напрямку його діяльності та заходи щодо усунення недоліків в його роботі;
здатність визначати терміни, порядок і послідовність виконання робіт. Для спеціалістів різних категорій:
вміння реалізовувати плани діяльності свого підрозділу, систематизувати, обробляти, аналізувати та узагальнювати інформацію щодо своєї діяльності.
Особистими вимогами для всіх посадових осіб місцевого самоврядування є принциповість, рішучість, вимогливість у дотриманні чинного законодавства, ініціативність, особиста ввічливість, тактовність і витримка.
21.8.У розділі «Відповідальність» визначається коло питань, за які посадова особа несе відповідальність, визначену Кодексом законів про працю України, Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
21.9. У розділі «Взаємовідносини за посадою» визначається коло посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, з якими співпрацює дана посадова особа при виконанні своїх обов’язків і повноважень, а також зазначається на кого покладаються її обов’язки у разі відсутності (відпустки, тимчасової непрацездатності або з інших причин).
21.10. Якщо посадові особи чи службовці виконавчих органів міськради мають схожі обов'язки, то загальну частину можливо зробити спільною для декількох посадових інструкцій.
21.11. Кожна посадова особа місцевого самоврядування ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.
21.12. Затверджені посадові інструкції зберігаються у відділі кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування. Копії посадових інструкцій передаються у виконавчі органи міської ради.