11.1.Надання адміністративних послуг Хмельницької міської ради здійснюється через управління адміністративних послуг (далі Управління) та Філії Управління.
11.2 Управління адміністративних послуг здійснює:
11.2.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), які надаються через Управління та Філії Управління. Повернення документів суб’єкту звернення з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється в Управлінні або у Філіях Управління.
11.2.2.Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються адміністраторами відділу дозвільних процедур відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
11.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів в Управління або Філії Управління особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або подана в електронній формі, у тому числі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг»).
11.4. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
11.5. Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний вебпортал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування. У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор Управління складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.
11.6. Адміністратор роздруковує у двох примірниках опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, доданих суб’єктом звернення до неї, дату їх отримання та дату отримання результату адміністративної послуги.
11.7. У разі подання суб’єктом звернення вхідного пакету документів не у повному обсязі, адміністратор повертає його суб’єкту звернення з наданням обґрунтованої відповіді.
11.8. У разі, коли суб’єкт звернення наполягає на прийнятті неповного вхідного пакету, адміністратор має попередити його про можливість отримати відмову у наданні адміністративної послуги та у описі вхідного пакету повинен зазначити, що неповний вхідний пакет прийнятий за наполяганням суб’єкта звернення, а також про те, що він попереджений про можливість отримати відмову у наданні адміністративної послуги. У такому випадку днем подання повного вхідного пакету вважається день подання останнього документу.
11.9. Один примірник опису вхідного пакета документів за підписом та з печаткою відповідного адміністратора, а також з відміткою про дату та час його складення, надається суб’єкту звернення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається у паперовому вигляді та сканується для зберігання у електронному вигляді.
11.10. Адміністратор під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів.
11.11. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до електронного реєстру Управління, під час якої справі присвоюється номер, який фіксується у описі вхідного пакета документів та вписується адміністратором до заяви у правому нижньому куті.
11.12.У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор (у разі подання повного вхідного пакету документів згідно інформаційної картки) не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
11.13. Інформацію про вчинені дії (передачу вхідного пакета документів суб’єкту надання адміністративної послуги та видачу суб’єкту звернення результату послуги) адміністратор вносить до опису.
11.14. Після вчинення вищезазначених дій, адміністратор Управління зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги (його представнику, посадовій особі), до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в описі із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки адміністратора, що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.
11.15. Для отримання резолюції міського голови або його заступника (у разі необхідності) вхідний пакет документів подається на розгляд суб’єктом надання адміністративної послуги після отримання пакету документів від Управління.
11.16. Передача справ у паперовій формі від Управління та Філій Управління до суб’єкта надання адміністративної послуги (його представника, посадової особи) здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки адміністратором Управління, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб (у разі наявності електронного документообігу).
11.17. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги (його представник, посадова особа) зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до опису та до акта приймання-передачі (у разі його оформлення).
11.18. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний вирішити справу у строки та у порядку, визначеному технологічною карткою адміністративної послуги. Подання та розгляд заяв (клопотань) і скарг, що належать до предмета регулювання Закону України «Про адміністративну процедуру», здійснюється в порядку і в строки, встановлені зазначеним Законом.
11.19. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг (їх посадовими особами) строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється відповідними адміністраторами відділів.
11.20. Суб’єкт надання адміністративної послуги (його посадова особа) зобов’язаний:
11.20.1. своєчасно інформувати адміністраторів Управління про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
11.20.2. надавати інформацію про хід розгляду справи на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділів.
11.21. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратори відділів Управління невідкладно інформують про це керівника Управління.
11.22. Інформування міського голови про факти порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг здійснюється у письмовому вигляді за підписом начальника Управління.
11.23. Суб’єкт надання адміністративної послуги (його посадова особа) невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Управління, про що складається акт прийому-передачі, який підписується посадовою особою суб’єкта надання послуги та адміністраторами відділів.
11.24. Адміністратори відділів невідкладно, у день надходження вихідного пакета документів, повідомляють про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснюють реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до відповідного електронного реєстру Управління.
11.25. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
11.26. Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення заноситься до опису, який зберігається також у паперовій формі, а також до відповідного електронного реєстру Управління.
11.27. Якщо особа не зазначила спосіб повідомлення про результат адміністративної послуги до її відома, адміністративний акт/вихідний пакет документів надсилається за адресою її зареєстрованого місця проживання (перебування), місцезнаходження або в інший спосіб, передбачений Законом України «Про адміністративну процедуру». У разі його неотримання, він зберігається в Управлінні протягом строку, визначеного номенклатурою справ Управління, а у випадку передбаченому законодавством, відповідні документи передаються суб’єкту надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
11.28. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратори відділів реєструють інформацію про результат розгляду справи в електронному реєстрі Управління, негайно формують вихідний пакет документів та передають його суб’єктові звернення.
11.29. Відмова в наданні адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання адміністративної послуги (його посадовою особою) письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови та передається адміністраторам відділів для видачі суб’єкту звернення, про що зазначається в електронному реєстрі.
11.30. Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.
11.30.1. Адміністратор Управління невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в описі із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, а також до відповідного електронного реєстру Управління, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.
11.30.2. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до Управління, про що зазначається в описі та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).
11.30.3. Адміністратор Управління невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.
11.31. У разі усунення суб’єктом звернення причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, суб’єкт звернення має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідний для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.
11.32. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні суб'єкту звернення (за винятком, коли причини, що стали підставою для попередньої відмови, не усунуті чи усунені суб'єктом звернення не в повній мірі).
11.33. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах своїх повноважень адміністратори і керівник Управління.
11.34. Адміністратор формує електронний архів кожної справи – відскановані заява суб’єкта звернення, опис, результат надання адміністративної послуги або відмова у її наданні. У випадку, коли результат послуги представляє собою виготовлений у двох примірниках документ на кількох скріплених сторінках, допускається тільки зазначати, що результат послуги зберігається у суб’єкта надання адміністративної послуги. У випадку, коли результат послуги представляє собою рішення міської ради або її виконавчого комітету допускається зазначати тільки посилання на таке рішення.
11.35. Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги (його посадової особи). У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі. 1
1.36. Через Управління надаються інші послуги, перелік яких визначається виконавчим комітетом міської ради.
11.37. У випадку включення іншої послуги до переліку таких, що надаються через Управління, вона надається виключно через Управління.
11.38. Інші послуги надаються через Управління у передбаченому вище порядку, для надання адміністративних послуг на підставі інформаційних і технологічних карток, затверджених керівниками суб’єктів надання таких послуг.
11.39. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання інших послуг несуть виконавчі органи Хмельницької міської ради, комунальні підприємства, організації, установи – суб’єкти надання таких послуг.
11.40. Усі матеріали справи зберігаються у виконавчих органах Хмельницької міської ради, комунальних підприємствах, організаціях, установах – надавачах інших послуг.