Україна
Хмельницький міський голова
РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 19.07.2019 № 174-р

Про деякі питання організації роботи з архівними документами в Хмельницькій міській раді

            У зв’язку з кадровими змінами та з метою приведення у відповідність до чинного законодавства організацію роботи з архівними документами в Хмельницькій міській раді, керуючись законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 року № 1062/23594 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25.06.2013 року № 1062/23594:

1. Створити експертну комісію Хмельницької міської ради у складі згідно з додатком 1.

2. Затвердити Положення про експертну комісію Хмельницької міської ради, згідно з додатком 2.

3. Розпорядження міського голови від 09.09.2009 року № 301-р «Про призначення відповідального за роботу з архівними документами, затвердження положення про експертну комісію виконавчого комітету та її склад», від 14.08.2017 року № 206-р «Про  внесення змін в розпорядження міського голови від 09.09.2009 р. № 301-р та втрату чинності пункту розпорядження міського голови», від 06.12.2017 року № 341-р «Про внесення змін в розпорядження міського голови від 09.09.2009 р. № 301-р» визнати такими, що втратили чинність.

4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Ю. Сабій.

Міський голова      О. Симчишин

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 19.07.2019 № 174-р

Склад експертної комісії Хмельницької міської ради

Керуючий справами виконавчого комітету     Ю. Сабій

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 19.07.2019 № 174-р

Положення

про експертну комісії Хмельницької міської ради

1. Експертна комісія Хмельницької міської ради (далі - ЕК) утворена відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Хмельницької міської ради, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) державного архіву (ЕК архівного відділу міської ради).

2. ЕК є постійно діючим органом міської ради.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується розпорядженням міського голови, входять завідувач загального відділу та архівного підрозділу міської ради, працівники виконавчих органів міської ради, а також представники ЕК архівного відділу міської ради.

Головою ЕК призначається керуючий справами виконавчого комітету, а секретарем – завідувач архівного сектору загального відділу.

5. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома виконавчих органів міської ради та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.

6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує міський голова, і звітує перед ним про проведену роботу.

7. Завданнями ЕК є організація та проведення спільно зі службою діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві міської ради; розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.

8. ЕК приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК міської ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ), описи справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про загальний відділ, архівний підрозділ та ЕК, анотовані переліки унікальних документів НАФ, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів з НАФ, акти про невиправні пошкодження документів НАФ;

схвалення і подання до ЕПК державного архіву переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;

схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

схвалення номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання виконавчих органів міської ради, що входять до зведеної номенклатури справ та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

контролювати дотримання виконавчими органами міської ради, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

вимагати від виконавчих органів міської ради розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

одержувати від виконавчих органів міської ради відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;

визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК відповідного державного архіву;

заслуховувати на своїх засіданнях керівників виконавчих органів міської ради про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців виконавчих органів міської ради, а в разі необхідності працівників відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);

інформувати керівництво міської ради з питань, що входять до компетенції ЕК.

10. Засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК міським головою.

12. У разі відмови міського голови затвердити протокол засідання ЕК її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби.

Керуючий справами виконавчого комітету    Ю. Сабій