Зарахування вартості проведених ремонтних робіт в орендованому приміщенні в рахунок орендної плати регламентується статтею 21 Закону України «Про оренду державного та комунального майна» (від 03.10.2019 № 157-ІХ) та Порядком передачі в оренду державного та комунального майна.

Орендар має право за рахунок власних коштів здійснювати капітальний ремонт орендованого майна за письмовою згодою балансоутримувача майна.

Для отримання такої згоди орендар звертається до балансоутримувача із клопотанням, у якому обґрунтовує необхідність проведення такого ремонту, та додає опис ремонтних робіт, орієнтовний строк їх проведення. За результатами розгляду клопотання орендаря, балансоутримувач приймає одне з рішень:

- рішення про надання згоди на здійснення ремонту за рахунок орендаря;

- рішення про відмову у наданні згоди на здійснення ремонту.

Якщо орендоване майно неможливо використовувати за призначенням через його незадовільний стан, орендар має право на зарахування витрат на здійснення капітального ремонту в рахунок орендної плати один раз протягом строку оренди в порядку та межах, визначених Порядком передачі майна в оренду.

Для здійснення такого ремонту орендар звертається до орендодавця із клопотанням про зарахування витрат орендаря в рахунок орендної плати. До клопотання додаються такі документи: опис передбачуваних робіт; кошторис витрат на їх проведення; графік виконання робіт; рішення балансоутримувача про надання згоди на здійснення капітального ремонту за рахунок коштів орендаря.

Орендодавець за результатами розгляду клопотання орендаря може прийняти одне з рішень, передбачених частиною третьою статті 21 Закону:

- надання згоди на здійснення ремонту, який дає право на зарахування витрат орендаря в рахунок орендної плати;

- відмова у наданні згоди на здійснення ремонту, який дає право на зарахування витрат орендаря в рахунок орендної плати, якщо майно перебуває у задовільному стані і не вимагає додаткових поліпшень для здійснення орендарем виду діяльності, передбаченого договором оренди.

Після проведення капітального ремонту, який дає право на зарахування витрат орендаря в рахунок орендної плати, орендар надає орендодавцю документи, що засвідчують обсяг виконаних робіт, дати початку та закінчення робіт, звіт про оцінку майна, виконаний суб’єктом оціночної діяльності, в якому визначається різниця між вартістю об’єкта оцінки в стані “після проведення ремонту” та стані “до проведення ремонту”. Якщо об’єктом оренди є єдиний майновий комплекс або нерухоме майно, площа якого перевищує 150 кв. метрів, орендар також подає орендодавцю документи, що підтверджують оплату виконаних робіт.

Незалежна оцінка майна здійснюється на замовлення орендаря.

Перерахунок орендної плати здійснюється за рішенням орендодавця про зарахування витрат орендаря, прийнятим з урахуванням вимог абзацу другого частини другої статті 21 Закону, після підтвердження вартості виконаних робіт шляхом зменшення орендної плати на 50 відсотків на строк не більше шести місяців один раз протягом строку оренди, крім випадків, передбачених пунктом 157* Порядку (* якщо об’єктом оренди є занедбана пам’ятка культурної спадщини).

Витрати орендаря, здійснені на проведення капітального ремонту об’єкта оренди, що вже були зараховані орендарю в рахунок орендної плати, не можуть бути зараховані повторно у разі продовження договору оренди такого об’єкта.

Орендар не може вилучати з об’єкта оренди здійснені ним поліпшення, отримані у результаті проведення капітального ремонту, в тому числі в разі непродовження з таким орендарем договору оренди.