Про затвердження Технічного регламенту управління адміністративних послуг Хмельницької міської ради

З метою упорядкування діяльності управління адміністративних послуг та його філій, визначення єдиних стандартів та вимог до обслуговування відвідувачів, технічного оснащення робочих місць працівників задіяних у забезпеченні організації надання адміністративних послуг в управлінні адміністративних послуг та його філіях, на підставі пункту б статті 27, статті 52, частини 6 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Технічний регламент управління адміністративних послуг згідно із додатком.

2. Управлінню адміністративних послуг міської ради забезпечити:

   1. виконання та постійний моніторинг дотримання вимог Технічного регламенту спеціалістами, в тому числі представниками виконавчих органів міської ради, органів державної виконавчої влади, організацій та служб, які здійснюють прийом відвідувачів в управлінні адміністративних послуг та його філіях;

   2. ознайомлення відповідних органів державної виконавчої влади, в тому числі місцевих та регіональних дозвільних органів, організацій та служб (учасників Управління) із цим рішенням;

   3. надання роз’яснень положень Технічного регламенту за запитами громадян, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності.
   4. затвердити наказом Інструкцію з використання електронної системи управління чергою в управлінні адміністративних послуг Хмельницької міської ради.
3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Ю. Сабій.

Міський голова                                                                                                 О. Симчишин

Додаток

до рішення виконавчого комітету від ____________ р. № _________

Технічний регламентуправління адміністративних послуг Хмельницької міської ради

1. Загальні положення.

1. 1. Технічний регламент управління адміністративних послуг Хмельницької міської ради (надалі – Технічний регламент) є нормативним документом, який визначає єдині основні технічні вимоги до організації обслуговування відвідувачів в управлінні адміністративних послуг (надалі – Управління) та його філіях, оснащення робочих місць працівників, залучених до роботи Управління та його філіях, режиму роботи, санітарних та інших вимог.
   2. Технічний регламент затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради. Скасування та внесення змін до цього Технічного регламенту здійснюється в порядку, визначеному для його затвердження, на підставі подання керуючого справами виконавчого комітету згідно розподілу обов'язків.
   3. Дотримання вимог цього Технічного регламенту є обов’язковим до виконання усіма учасниками Управління, керівниками відповідних органів і служб та працівниками, задіяними у забезпеченні обслуговування відвідувачів Управління та його філій, незалежно від їх підпорядкованості.
   4. Організаційне та технічне забезпечення виконання цього Технічного регламенту здійснює управління адміністративних послуг.

2. Основні вимоги до технічного оснащення Управління.

1. 1. Загальна кількість робочих місць в Управлінні та його філіях, задіяних у прийомі відвідувачів, визначається, виходячи із переліку адміністративних та інших послуг, кількості учасників Управління, а також конструктивних особливостей приміщень Управління та його філій, та має забезпечувати належне технічне та технологічне оснащення таких робочих місць.
   2. Загальні вимоги до технічного оснащення робочого місця:

1. 3. Інформаційне забезпечення з питань режиму роботи Управління, графіків особистого прийому, процедур надання адміністративних та інших послуг, порядку та умов обслуговування в Управлінні, бланків документів та зразків їх заповнення здійснюється:

спеціалістами Управління шляхом надання консультацій;

шляхом розміщення необхідної інформації на сайті Управління в мережі Інтернет;

шляхом розміщення довідкової інформації у приміщеннях Управління та його філіях у місцях, доступних для відвідувачів.

1. 4. Санітарні вимоги до приміщень Управління та його відділень:

      1. Температура повітря в приміщеннях:

в зимово-осінній період – не нижче 18°С та не вище 24°С;

в весняно-літній період – не нижче 18°С та не вище 22°С;

1. 1. 2. Відносна вологість повітря: взимку – 30-45%, влітку – 30-65%;

      3. Освітлення:

штучне освітлення робочих поверхонь при загальному освітленні – 300 лк; коефіцієнт природного освітлення – 1,0%;

1. 4. 4. Вологе прибирання – щодня не менше 2-х разів із використанням мийних та дезінфікуючих засобів;

      5. Генеральне прибирання – не рідше 1 разу на місяць із використанням мийних та дезінфікуючих засобів;

      6. Очищення віконних поверхонь – не рідше 3-х разів на рік;

      7. Наскрізне провітрювання приміщень – щоденно згідно погодинних умов роботи протягом: влітку – 25-35 хв., взимку – 5-10 хв.

   5. Інші вимоги:

      1. забезпечення доступу до приміщення Управління та робочих місць особам із обмеженими можливостями.

      2. наявність облаштованих місць для очікування.

      3. наявність та вільний доступ відвідувачів до кімнат особистої гігієни.

      4. наявність вільного доступу до безкоштовного внутрішнього та міського телефонного зв'язку;

      5. наявність відділення (філії) банківської установи або терміналів для здійснення безготівкових платежів;

      6. наявність та вільний доступ відвідувачів до книги скарг та пропозицій;

      7. наявність засобів пожежогасіння та протипожежної сигналізації;

      8. забезпечення автоматичного резервного живлення потужності не менше 50 кВт/год.

      9. забезпечення приміщень засобами охоронної сигналізації або фізичною охороною.

3. Основні вимоги до організації прийому відвідувачів в Управлінні.

1. 1. Органи та посадові особи, задіяні у роботі Управління:

      1. Із питань безпосереднього обслуговування відвідувачів із застосуванням електронної системи управління чергою:

Управління (адміністратори);

виконавчі органи міської ради, представники суб’єктів надання адміністративних та інших послуг (відповідно переліку послуг, що надаються через Управління та його філій);

місцеві та регіональні суб’єкти надання адміністративних та інших послуг, дозвільні органи, та органи державної виконавчої влади (консультанти згідно укладених договорів про співробітництво, розпорядчих актів відповідних органів);

1. 1. 2. Із       питань        забезпечення          обслуговування          особистого прийому керівниками міської ради та її виконкому, виконавчих органів міської ради:

начальники та заступники департаментів, управлінь та відділів міської ради.

1. 1. 3. Із питань реєстрації вхідної/вихідної кореспонденції:

Управління (адміністратори в частині звернень про видачу адміністративних та інших послуг, дозвільних документів; працівники управління з питань реєстрації міської ради – відповідно до вимог Законів України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» та «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні»).

1. 1. 4. Із питань організації роботи електронної системи управління чергою, попереднього консультування:

Управління (адміністратори).

1. 2. Прийом відвідувачів в Управління та його філіях (крім прийому адміністраторами на віддалених робочих місцях Управління) здійснюється виключно із застосуванням електронної системи управління чергою.

      1. Реєстрація у електронній системі управління чергою має забезпечувати автоматизований розподіл черги за напрямками роботи Управління та черговість прийому відвідувачів відповідними спеціалістами.

Реєстрація у електронній системі управління чергою має забезпечувати відвідувача інформацією про:

найменування Управління, його філію;

дату та час реєстрації;

порядковий номер у системі;

питання (найменування органу), що є предметом звернення;

робочі місця, на яких здійснюватиметься прийом;

загальну кількість відвідувачів у черзі з предмету звернення.

1. 1. 2. Електронна система управління чергою має забезпечувати можливість попереднього запису.

         1. Попередній запис забезпечується:

за особистим звернення відвідувача до адміністратора Управління або його філії;

по телефону;

за допомогою відповідного сервісу на офіційному веб-сайті міської ради в мережі Інтернет.

1. 1. 1. 2. Попередній запис здійснюється із ідентифікацією особи (прізвище, ім'я, по батькові) за відповідним напрямком питання, що є предметом звернення, із зазначення запланованої дати та часу прийому, та відображається у іменному реєстраційному талоні.

Попередній запис здійснюється в Управлінні та у кожній його філії окремо.

Прийом відвідувача, що звертається за попереднім записом, здійснюється виключно за пред’явленням документа, що посвідчує його особу та іменного реєстраційного талону.

1. 1. 1. 3. Кількість відвідувачів, що реєструються за попереднім записом, за кожним окремим напрямком питання, яке є предметом звернення, не повинно перевищувати двох осіб на кожну робочу годину прийому відповідного робочого місця.

Залежно від специфіки питання, що є предметом звернення, за узгодженим рішенням керівника органу, спеціалісти якого забезпечують прийом відвідувачів, та керівника Управління (його філій) зазначені у абзаці першому цього пункту обмеження можуть бути змінені або скасовані. Таке рішення не повинно погіршувати стан обслуговування відвідувачів, що звернулись до Управління без попереднього запису, та своєчасний прийом відвідувачів, записаних попередньо раніше.

1. 3. Основні вимоги до режиму роботи Управління та його філій:

      1. Режим роботи Управління та його філій визначається регламентом роботи управління адміністративних послуг Хмельницької міської ради

1. 4. Реєстрація звернень:

      1. З питань видачі документів дозвільного характеру, надання адміністративних та інших послуг відповідно до затвердженої Інструкції з діловодства за допомогою відповідних програмних засобів, в тому числі із урахуванням вимог, визначених спеціальними законами;

   5. Вимоги до забезпечення відвідувачів бланками типових документів:

Бланки типових документів (форми заяв, реєстраційних карток, декларацій тощо), інформаційні матеріали щодо переліків послуг, порядків та умов їх отримання надаються відвідувачам безоплатно працівниками, задіяними на прийомі відвідувачів в Управління та його філіях.

4. Відповідальність за недотримання Технічного регламенту.

1. 1. За недотримання вимог цього Технічного регламенту посадові особи міської ради несуть дисциплінарну та іншу юридичну відповідальність у порядку та відповідно до вимог діючого законодавства.

   2. За недотримання вимог цього Технічного регламенту посадові та службові особи органів державної виконавчої влади, комунальних та державних підприємств, установ і організацій, задіяні у роботі Управління, несуть встановлену законодавством юридичну відповідальність.

Керівник управління адміністративних послу, керівники філій у випадку виявлення порушень цього Технічного регламенту з боку осіб, зазначених у абзаці 1 цього пункту, мають право звернутись до відповідного органу, підприємства чи організації із вимогою про притягнення винних до відповідальності та заміни працівника (представника) на іншу особу.

Керуючий справами виконкому                                                               Ю. Сабій