Україна
Хмельницька міська рада
Виконавчий комітет
РІШЕННЯ

від 24.01.2019 № 71

Про внесення змін в рішення виконавчого комітету від 11.09.2014р. № 646

Розглянувши клопотання Хмельницького міського комунального підприємства «Хмельницькінфоцентр», керуючись Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, виконавчий комітет міської ради

ВИРІШИВ:

1. Внести зміни в Порядок обміну службовими документами з використанням електронної пошти затверджений рішенням виконавчого комітету №646 від 11.09.2014р., виклавши його в новій редакції згідно додатку.
2. Керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити неухильне дотримання Порядку обміну службовими документами з використанням електронної пошти.
3. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Ю. Сабій.

Міський голова О. Симчишин

Додаток

до рішення виконавчого комітету

від 24.01.2019 р. № 71

ПОРЯДОК

обміну службовими документами з використанням електронної пошти

1. Цей Порядок визначає механізм надсилання та одержання електронною поштою електронних копій службових документів, підготовлених у паперовому або електронному вигляді (далі - службові документи), для їх використання у роботі виконавчими органами міської ради.

2. Надсилання та одержання службових документів електронною поштою (далі - електронний обмін службовими документами) здійснюється для прискорення:

2.1. попереднього погодження проектів нормативно-правових актів, проектів відповідей на ділові листи та звернення громадян, що формуються виконавчими органами міської ради;

2.2. доведення інформації про порядок денний засідань сесій міської ради, виконавчого комітету, нарад та відповідних матеріалів до них;

2.3. доведення інформації про підготовку планових питань на засіданнях виконкому, плану проведення засідань депутатських комісій, виробничих нарад, інших відповідних матеріалів;

2.4. доведення інформації, що передбачає вжиття невідкладних заходів, а її доставка в паперовому вигляді не може бути своєчасно забезпечена поштою;

2.5. обміну інформацією між виконавчими органами міської ради, яка стосується роботи з документами, надісланими до міської ради (крім надання остаточних відповідей на питання, які містяться у службових документах);

2.6. розсилки копій службових документів (рішення сесій, рішення виконкому, розпорядження міського голови, заходи, плани, інші документи) та економії витрат на папір та інші витратні матеріали.

3. Для належної організації обміну службовими документами з використанням електронної пошти в кожному виконавчому органі міської ради, визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи).

4. Керівники виконавчих органів міської ради, які здійснюють обмін службовими документами із використанням електронної пошти, надають у загальний відділ міської ради інформацію про особу, яка відповідає за обмін електронними службовими документами, її посаду, службовий телефон та службову адресу електронної пошти. Інформація про зміну складу відповідальних осіб, зміну службової адреси електронної пошти надається невідкладно.

5. Загальний відділ міської ради формує перелік відповідальних осіб виконавчих органів міської ради, із зазначенням службових адрес електронної пошти, постійно уточнює цей перелік і забезпечує його доведення до всіх необхідних адресатів.

6. Для здійснення електронного обміну службовими документами створюються електронні поштові скриньки:

• у кожному структурному підрозділі виконавчих органів міської ради - ind**@khm.gov.ua (де ind** - індекс структурного підрозділу);

• персонально для кожного користувача ****@khm.gov.ua (де **** - персональний індекс користувача, підключеного до локальної мережі виконавчих органів  міської ради).

Для інших підрозділів, не включених у локальну мережу виконавчих органів міської ради, адреса електронної пошти обирається самостійно.

7. Електронною поштою надсилаються службові документи у стандартному форматі DOC або RTF, скановані і збережені - у форматі PDF, JPG. У разі необхідності допускається використання інших форматів, узгоджених з відповідальними особами Хмельницького міського комунального підприємства «Хмельницькінфоцентр».

8. В разі необхідності тексти службових документів, підготовлених у паперовому вигляді, скануються разом з підписом (або візою) посадової особи та/або штрих-кодом, який містить інформацію про відповідальний підрозділ, виконавця, реєстрацію документа тощо.

9. На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, обов'язково робиться позначка про час надсилання та адресатів.

10. Сумарний об'єм файлів, що відправляються електронною поштою, не повинен перевищувати 15 Мегабайт (Мб). У разі, коли розмір файлів перевищує 15 Мб, необхідно сформувати архівні файли, які мають бути у форматі "ZIP-архіву". Якщо розмір архівного файлу перевищує 15 Мб, відправку електронних документів забезпечують відповідальні особи Хмельницького міського комунального підприємства «Хмельницькінфоцентр».

11. Під час здійснення електронного обміну службовими документами відповідальним особам необхідно дотримуватися вимог щодо обов'язкового:

11.1. підтвердження факту одержання кожного службового документа;

11.2. періодичної (не рідше, ніж через 0,5 годин) перевірки програми електронної пошти на предмет надходження нових листів;

11.3. проведення перевірки антивірусним програмним засобом кожного службового документа, що надійшов.

12. Підготовка та оформлення службових документів, що передаються електронною поштою, здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства міської ради та її виконавчих органів.

13. Облік службових документів, отриманих за допомогою електронної пошти, проводиться в загальному порядку з проставлянням відмітки, що документ надійшов електронною поштою та збереженням його протягом 1 року в електронному вигляді у програмі, через яку здійснюється обмін електронними службовими документами.

14. Здійснення електронного обміну службовими документами, які містять таємну та конфіденційну інформацію, а також надсилання комерційної кореспонденції, повідомлень протизаконного або неетичного вмісту забороняється.

15. Електронний обмін службовими документами, які надійшли на основну електронну пошту міської ради [email protected] здійснюють відповідальні особи загального відділу і передають їх на розгляд керівництву або у відповідні структурні підрозділи виконавчих органів міської ради.

16. Придбання та встановлення на відповідних комп'ютерах програми електронної пошти, антивірусних програмних засобів та, за необхідності, пристроїв для сканування документів, підготовлених у паперовому вигляді, а також функціонування електронної пошти, поновлення її адреси покладається на Хмельницьке міське комунальне підприємство “Хмельницькінфоцентр”, господарський відділ,  керівників виконавчих органів міської ради.

17. Виконавчі органи міської ради під час здійснення електронного обміну службовими документами дотримуються вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері захисту інформації.

Керуючий справами виконавчого комітету  Ю. Сабій

Директор ХМКП «Хмельницькінфоцентр»   С. Матвійчук